Начать нужно с определения наиболее важных целей и задач. Ответьте для себя на несколько вопросов:

-Чего я хочу добиться на работе в первую очередь? (повышения зарплаты, новой должности, завершения важного проекта, привлечения новых клиентов и др.);

-Что я должна сделать, чтобы достичь своей цели?

-Что мешает мне сосредоточиться на своей главной цели?

Если у вас есть несколько ответов на каждый из вопросов, определите, какой из них вы поставили бы на первое место, а какой – на второе, третье и последующие.

Каждый свой рабочий день необходимо планировать. Специалисты рекомендуют планировать примерно 60% своего рабочего времени, и 40% оставлять на непредвиденные дела. Эта пропорция в большой степени зависит от той отрасли, где вы работаете, и вашей специальности. Естественно, что у специалистов, которые занимаются оперативной работой (продажи, поддержка, маркетинг), непредвиденных ситуаций возникает больше, чем у тех, кто ведет планомерную деятельность, оговоренную относительно четкими сроками (программисты, дизайнеры, преподаватели).

Каждое утро, придя на работу, рекомендуется потратить десять минут на составление плана. Первыми в плане нужно ставить не самые интересные или легкие задачи, а наиболее важные, те, что приближают вас к вашей главной цели или же те, которые повлекут наиболее негативные последствия, если не будут выполнены. Лучше выполнить одну важную задачу, чем десяток мелких.

Определите для себя самое продуктивное время. Для большинства людей это утренние часы, но некоторые в силу индивидуальных особенностей более эффективно работают к вечеру или же после обеда. На это время должно приходиться выполнение самых важных задач.

Куда уходит время?

Периодически необходимо проводить инвентаризацию времени. Во-первых, нужно понять на какие дела и заботы уходит наибольшее количество времени. Во-вторых, нужно проверить, соответствуют ли ваш реальный рабочий график намеченному плану. Для этого достаточно записывать время, которое вы тратите на все дела (включая пресловутые чаепития, обеды и даже чтение прогноза погоды в Интернете). Если вы работаете на компьютере, можно установить специальную программу, где можно ввести список задач и просто нажимать кнопки «старт» и «стоп», когда вы приступаете к тому или иному делу или же прекращаете заниматься им. Программ, которые помогают подсчитать затраченное время, достаточно много.

Инвентаризацию времени нужно проводить не с целью мысленно поругать себя и пообещать себе «с понедельника» работать по плану. Главная цель – понять, какие факторы стимулируют вашу работу, и какие проблемы или отвлекающие моменты мешают следовать намеченному графику. Если окажется, что план выполнить в принципе невозможно, значит, следует поменять его, более тщательно продумав все этапы.

Еще одна важная задача при учете времени – определение его резервов. По итогам таких наблюдений можно определить, от каких дел можно отказаться в пользу более важных, т.е. приближающих вас к вашей цели, или же сократить время на незначительные задачи.

К примеру, может оказаться, что тратя время от времени пять минут на чтение форума в Интернете, в общей сложности вы тратите больше часа в день на это далеко не самое важное занятие. С другой стороны, если вы воспринимаете эти чтения как минутку отдыха или же надеетесь найти ответы на важные для вас вопросы, вы можете подумать, как более эффективно потратить это время. В первом случае наверняка стоит найти средство отдыха, которое отнимет меньше времени и позволит лучше отдохнуть (не сидя перед монитором), а во втором случае, быть может, достаточно всего лишь один раз в конце дня заглянуть на полчаса на нужные страницы. А может быть, прогулки по Интернету – это всего лишь бесполезный «поглотитель времени»? Ответьте для себя на этот вопрос честно.

Нет слова «надо», есть слово «хочу»!

Медленнее всего делаются те дела, которые вам делать не хочется. Следовательно, если отказаться от таких дел нельзя, нужно найти для себя стимул заниматься ими с удовольствием. Многие наверняка скажут, что это невозможно, и будут неправы. Смысл и удовольствие можно найти практически в любом занятии. Никогда не забывайте о вашей конечной цели – думайте о том, что в итоге она будет служить вам наградой и за это конкретное неприятное занятие в том числе.

Найдите ваши собственные стимулирующие факторы. Может быть, вам лучше работается под музыку, или вам нужно создать вокруг себя творческий беспорядок. Кому-то важно постоянное одобрение коллег или начальника, а кто-то любит, чтобы его не беспокоили, пока работа не будет завершена.

Мнимые и реальные препятствия

Нелегкая, но очень важная задача – отделить мнимые препятствия к работе от реальных. Все мы с детства любим отговорки, в том числе, чтобы оправдаться перед самим собой. Каждый еще со студенческой скамьи помнит, что когда приходит пора готовиться к экзамену, тут же хочется постирать еще совсем свежее постельное белье, впервые за полгода навести порядок в столе или же совершенно необходимо поиграть со скучающим котом. Эти отговорки мы переносим в нашу взрослую жизнь, причем можем завуалировать их так успешно, что даже сами не узнаем.

Например, мы думаем – придя на работу, первым делом нужно прочитать почту и новости – вдруг пишут что-то важное по работе?. Обнаруживаем несколько писем от старых друзей и интересных рассылок, и тут же тратим на чтение и ответы драгоценные утренние минуты, если не часы. Правильный подход – иметь отдельный служебный почтовый ящик, и не использовать его для личных писем и рассылок. И даже в служебной почте обратить внимание лишь на самые важные письма, если утро для вас – самое продуктивное время.

Поглотители времени

Поговорите сами с собой начистоту, и выявите ваши личные «поглотители» времени. В этом вам поможет регулярно проводимая «инвентаризация». Представьте их себе в виде маленьких страшных зубастых чудовищ, отнимающих у вас не просто время, а ваши мечты и планы. Маленький монстр в виде «болтовни с коллегой по отделу» или частых перекуров отнимает у вас не просто ежедневные полчаса, он оттягивает время до вашего повышения или завершения проекта, а значит, ваши мечты о новом жилье или хорошем отпуске снова останутся нереализованными.

Да, скажут многие, но нельзя же работать целый день совсем без отдыха. Ответ прост – ваши перерывы нужно строго регламентировать. Пять минут не должны превращаться в полчаса, и не должны возникать слишком часто.

Какие еще могут возникать отвлекающие факторы? К примеру, это привычка откладывать, ожидание чего-то необходимого для начала работы, или конкретного времени, из разряда «начну новую жизнь с понедельника». Самое трудновыполнимое и самое золотое правило экономии времени – начинать работу сразу же, ничего не дожидаясь.

Если вы начальник, возможно, вы выполняете сами работу, которую можно было бы поручить подчиненным. Даже если это очень приятное и легкое занятие, по возможности, поручайте вашим сотрудникам все, что они в состоянии сделать сами. Не забывайте повышать их квалификацию и учиться доверять их способностям – это в ваших же интересах.

Наконец, самый отвлекающий фактор для молодой мамы – это малыш, который остался дома. Так хочется каждые полчаса позвонить домой и узнать, как он там, хорошо ли покушал, что интересного сказал. Если дома с вашим малышом сидит няня или бабушка, научите ее вести дневник. Пусть она записывает все важные события за день в жизни малыша, а вечером вы вместе прочитаете и обсудите записи. Многие мамы говорят, что это очень помогает не отвлекаться лишний раз на работе и в то же время хорошо знать и чувствовать, как растет ребенок.

Еще один соблазн – рассказать коллегам, какой замечательный у вас малыш. Конечно, вы готовы говорить об этом часами. Поскольку целиком и полностью отказаться от этого совершенно невозможно, хотя бы ограничивайте себя несколькими минутами в день.
Рабочие ритуалы

В ежедневной работе очень помогают ритуалы. Обычно мы не мучаемся, заставляя себя чистить зубы или заваривать чай, потому что это привычный ритуал. Создайте себе короткий ритуал перед началом работы. Например, приготовьте и озаглавьте чистую страницу в блокноте, сделайте короткую разминку для глаз или для шеи. Повторяйте эти действия каждый раз перед началом работы, и через некоторое время такой ритуал поможет вам быстро сосредоточиться на важных делах.

Полезные советы

Напоследок можно дать несколько советов из разряда тех банальных, о которых мы часто забываем. Залог продуктивной работы – хорошая физическая форма. Если вы большую часть дня сидите за компьютером, вам просто необходима физическая нагрузка – без этого невозможно сохранить тонус и высокую работоспособность. Отличный способ «прочистить мозги» и набраться положительных эмоций – поездка в выходные на горнолыжную трассу или велосипедная прогулка на природе. Популярны также фитнесс-клубы. Но даже если вы не можете себе всего этого позволить, купите просто видеокассету или DVD-диск и хотя бы два раза в неделю занимайтесь дома. Больше гуляйте, активно играйте с малышом и даже на рабочем месте не забывайте про разминку.

Нельзя экономить время на питании, «кусочничать» и питаться между делом всухомятку, иначе через годик-другой от работы вас сильно отвлекут гастрит, панкреатит или еще какая-нибудь желудочно-кишечная напасть. Питание должно быть полноценным – с витаминами, свежими фруктами и овощами, чтобы у вас было достаточно энергии на преодоление новых трудовых вершин, а у вашего малыша – здоровая и полная сил мама.

Наконец, всегда имейте под рукой все те мелочи, поиск которых вечно сбивает вас с мысли – карандаши, ручки, диски, телефоны нужных людей, визитные карточки и т.п. Используйте по максимуму офисную и домашнюю технику – все то, что облегчает рутинные заботы. Создайте себе для работы комфортную, стимулирующую обстановку, чтобы, только запрыгнув в рабочее кресло, хотелось сразу же приступить к работе.

Хотя это покажется странным на первый взгляд, работающие мамы иногда успевают сделать больше домашних дел, чем домохозяйки. Все дело в том, что волей-неволей им приходится учиться эффективно использовать свое время. Определитесь с целями, составьте план, уничтожьте своих врагов – «поглотителей» времени – и вы обнаружите, что успеваете сделать за день массу полезных дел, а главное – стать чуточку ближе к намеченным целям.

Источник: http://www.2mm.ru/karyera/802